natty

Requirement change/ Maintenance บ่อยจัง

In Work experience on September 15, 2008 at 12:47 pm

เป็นเรื่องน่าเบื่อสำหรับคน IT เกี่ยวกับเรื่อง requirement change และ เรื่องการ maintenance โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เมื่อเรามีมุมมองว่า มันยังไม่จำเป็นนี่นา มันสำคัญขนาดนั้นเชียวหรือ? ถ้าเราถาม user เค้าก็จะต้องบอกเราว่า ด่วนสุดๆ จำเป็นมากๆ ไม่มีไม่ได้

วันๆ นึงคนทาง IT เรา ได้รับฟังปัญหาแบบนี้ไม่ใช่จาก user คนเดียว เราเองก็ต้องแอบจัด priority ในหัวเราเอง ว่าอันไหนทำก่อนทำหลัง เพราะไม่มีทางที่เราจะทำทั้งหมดนั้นทันอยู่แล้ว requirement หรือการ maintenance บางอย่าง คุณ user อาจะดูว่าง่าย ไม่เห็นจะมีอะไรเลย แต่เราคน IT รู้ดีว่า ทำอะไรต้องใช้เวลาเท่าไหร่ เช่น อยู่ดีๆ  user เดินมาบอกว่า อยากเปลี่ยนให้มีเงื่อนไขคนทำงาน 15 วันแล้วรับเงินเดือน เค้าก็จะคิดแค่ว่า แค่เปลี่ยนเลขจาก 30 เป็น 15 ไม่เห็นจะมีอะไร ทำ 2 วันก็เสร็จ แต่จริงๆ แล้วมันก็ไม่ใช่แค่นั้นน่ะสิ เราต้องเช็คเงื่อนไขตั้งมากมาย เพราะมันกระทบกับคนอื่นทั้งบริษัท และเป็นนโยบายด้วย

เมื่อวันเสาร์ได้ไปคุยเรื่อง OFBiz กับบริษัทใหญ่ในภาคใต้ ที่มีเครือข่ายร่วมหลายบริษัท แอบถูกใจแนวคิดไอทีของเค้ามาก เพราะมันให้ feel ที่ว่า ทุกอย่างเป็นค่าใช้จ่าย ไม่ใช่ได้มาฟรี ทำให้งานที่ออกจาก IT ดูมีค่า ไม่ใช่คิดจะขออะไร เมื่อไหร่ก็ได้

เนื่องจากบริษัทนี้ มีบริษัทในเครือมากกว่า 10 บริษัท และมี IT ศูนย์กลางที่เดียวที่เป็นคน provide software ต่างๆ ให้บริษัทในเครืออื่นๆ และบริษัทในเครือก็จะไม่มีแผนก IT ที่พัฒนา software แต่จะมีเฉพาะคนคอย support ดังนั้นหน้าที่ด้าน software และการ maintenance หลักๆ จะตกเป็นของ IT ศูนย์ใหญ่ดังกล่าว และสิ่งที่ชอบมากคือ แม้จะเป็นบริษัทในเครือ ก็จะต้องเสียค่า maintenance เป็นรายเดือนให้กับศูนย์กลาง เวลาไป support ก็ต้องคิดค่าใช้จ่ายเสมือนเราไปจ้างข้างนอกมา ต้องการ requirement ใหม่ก็ต้องผ่านการประชุมจากอีก หลายๆ site เพราะต้องทำกันเป็นมาตรฐานไม่ใช่ใครคิดจะขออะไรก็ได้ ทำให้ทุกอย่างของ IT ไม่ใช่ของฟรีที่ได้มากง่ายๆ สำหรับผู้ใช้อีกต่อไป

แนวคิดการทำแบบนี้ ทำให้ลดความกดดัน และปริมาณงานใน IT ไปได้มาก เพราะการที่มีกระบวนการตรวจสอบเยอะ และยังไปเกี่ยวกับเรื่องเงินด้วยนั้น ทำให้ความอยากของคนลดลงเป็นปกติ สำหรับบริษัทดังกล่าวทำวิธีการนี้ได้ง่ายหน่อยเพราะมีบริษัทในเครือ แต่สำหรับที่ที่มี IT ที่เดียว รองรับบริษัทเดียว แน่นอนว่าจะต้องมีปัญหาเรื่อง user ขอ requirement เรี่ยราด อยากได้อะไรก็ขอๆ กำหนดให้เสร็จภายใน 2 วัน (ทำเหมือนมาซื้อของ) ซึ่งการที่ IT โดน interrupt งานมากไป ก็เห็นได้ชัดว่าทำให้กระบวนการทำงานโดยรวมช้าลง และทำให้นักพัฒนาเองก็เสียความรู้สึก หากไอ้สิ่งที่ทำนั้นไม่มีค่ามากพอที่ควรทำ ไม่ได้ผ่านการ prove มาก่อน แถมยังโดนกดดันให้ทำเสร็จเร็วๆ อีก โดยส่วนมากปัญหานี้ในบริษัททั่วไป ก็แก้โดยทำพวก requirement change หรือการทำแบบฟอร์มการขอ maintenance และมาวิเคราะห์ว่าปัญหาไหนควรได้รับการแก้ไข ซึ่งก็ยิ่งทำให้กระบวนการทำงานช้าลง

จริงๆ วิธีที่ได้ผล คือ ต้องทำให้มาเกี่ยวข้องกับเรื่องเงินให้ได้ คน IT ไม่ใช่ราคาถูกๆ ที่ใครจะใช้ทำอะไรก็ได้ พวกเรามีค่าวิชาชีพ งานของพวกเราออกไป เป็นเงินเป็นทอง ดังนั้น หากนำนโยบายด้านการเงินมาใช้กับหน้าด่าน requirement และ maintenance ของเรา ก็น่าจะทำให้อะไรดูเป็นรูปเป็นร่าง เป็นต้นว่า…

หากใครต้องการ requirement ใหม่ ก็กำหนดเวลาการ prove เพื่อเสนอว่า เค้าจะต้องเสียเงินเท่าไหร่ให้กับ IT เพราะทั้งหมดเป็นค่าใช้จ่าย เราต้องจ้างโปรแกรมเมอร์ทำ แทนที่จะได้ทำอย่างอื่นก็ต้องมาทำงานของเค้า คิดเป็นตัวเงินของแต่ละงานออกมา แล้วให้กลายเป็นค่าใช้จ่ายของหน่วยดังกล่าว สิ้นปีก็มาสรุปกันว่า แผนกไหน มีค่าใช้จ่ายด้าน IT เท่าไหร่ ซึ่งสิ่งนี้จะไม่ได้แสดงให้เห็นแค่ตัวเงินเท่านั้น แต่จะทำให้เห็นว่า IT มีงานเยอะแค่ไหนที่จะต้อง support user และมีการ support ในเรื่องอะไร กระทบงานหลักอย่างไร ทำไมงานบางอย่างจึงล่าช้า เค้าจะได้รู้ว่า คนเรามีเวลาเท่าเดิมแต่งานเพิ่มขึ้น ยังงัยก็ต้องเลือกเอาว่าจะทำอะไร ทำพร้อมกันไม่ได้อยู่แล้ว

และปีต่อๆ ไป ก็ให้มีนโยบายการลดค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการใช้บริการด้าน IT ก็จะทำให้แต่ละหน่วยต้องคิดให้หนักว่า ต้องใช้ IT ในกรณีที่จำเป็นเท่านั้น ทำให้ IT สามารถจัด priority การทำงานหลักได้มากขึ้น และแน่ใจว่าได้ทำสิ่งที่มีคุณค่าให้องค์กร ไม่ได้ทำทิ้งทำขว้าง

Advertisements
  1. ผมมองว่าเป็นเรื่องของ Project Management ครับ
    เพราะธรรมชาติของ user แต่ละไซต์งานจะต่างกันไป

  2. โห..ช่างเข้าใจหัวอกไอทีจริงๆ..ครับ
    ในฐานะคนไอทีด้วยกันครับ..
    ผมคิดว่าหลายๆ ที่คงเจอปัญหานี้เหมือนกัน
    ผมว่าในมุมของผู้บริหาร จะต้องเข้าใจหัวอกไอที เสียก่อนจะดีมาก
    ไม่งั้นนโยบายก็ไม่ออก การปฏิบัติจริงยิ่งไม่เกิดขึ้นแน่นอนคับ

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: